En bref
- Dix ans, à compter de la fin de l'exercice — pas de la date de la pièce.
- Le délai couvre aussi bien les tickets de caisse que les grands livres et le rapport de gestion.
- La forme électronique est admise (Olico, RS 221.431) sous condition d'intégrité et de lisibilité.
- Le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent en outre par écrit et signés.
En pratique
Pour un restaurant, l'enjeu tient en un mot : le papier thermique. Un ticket de caisse imprimé sur thermique devient illisible en quelques mois dans un classeur — et un justificatif illisible ne justifie plus rien, dix ans plus tard, quand on en a précisément besoin. La photographie prise le jour du paiement n'est pas une commodité : c'est ce qui rend le délai tenable.
« Intégrité » ne veut pas dire « stocké quelque part ». Un dossier de photos qu'on peut renommer, remplacer ou supprimer sans trace ne garantit pas plus l'intégrité qu'un classeur. Ce qui la garantit, c'est que le fichier soit rattaché à son écriture et que toute modification laisse une trace.
Cas particulier à connaître : les documents liés à des biens immobiliers relèvent, en matière de TVA, d'un délai plus long que dix ans. Un établissement propriétaire de ses murs a intérêt à en parler à sa fiduciaire plutôt qu'à appliquer le délai général à tout.
- Durée
- 10 ans
- Livres, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision (art. 958f CO).
- Point de départ
- Fin d'exercice
- Le délai court dès la clôture de l'exercice concerné, pas depuis la date de la pièce.
- Forme
- Électronique admise
- Si l'intégrité et la lisibilité sont assurées pendant toute la durée (Olico).
- Exception
- Immeubles
- Les pièces liées à des biens immobiliers relèvent d'un délai TVA plus long.
À ne pas confondre avec
- Le délai de prescription fiscale
- La prescription du droit de taxation obéit à ses propres règles et ne se confond pas avec l'obligation de conserver. Conserver dix ans est une obligation en soi, indépendante de toute procédure.
- La durée de garantie d'un logiciel ou d'un abonnement
- L'obligation pèse sur l'entreprise, pas sur son fournisseur. Un export récupérable est ce qui garantit que la fin d'un abonnement ne fait pas disparaître dix ans de pièces.
Termes liés
- Solde théorique
- Le solde théorique est le montant qui devrait se trouver en caisse d'après les écritures : ouverture, plus les entrées, moins les sorties. Définition, calcul et pièges. Voir la définition
- Fonds de caisse
- Le fonds de caisse est le montant laissé en permanence dans la caisse pour rendre la monnaie. Comment le fixer, le recompléter et l'enregistrer sans fausser le solde. Voir la définition
- Bouclement de caisse
- Le bouclement compare l'argent réellement compté au solde théorique à une date donnée et consigne l'écart avec son motif. Ce que l'opération recouvre, et ce qu'elle ne recouvre pas. Voir la définition
- Piste d'audit
- La piste d'audit est la possibilité de remonter sans rupture d'une pièce justificative à son écriture et inversement. Ce que l'art. 957a CO exige concrètement. Voir la définition
- Contre-passation
- Une contre-passation annule une écriture validée par une écriture inverse et liée, au lieu de la modifier. Pourquoi c'est la seule correction admissible. Voir la définition
- Impôt préalable
- L'impôt préalable est la TVA payée sur vos achats, déductible de la TVA que vous devez. Conditions, pièces exigées et cas où la déduction tombe. Voir la définition
Le terme, appliqué à votre caisse
Neucelle applique ces règles par construction — saisie avec justificatif, TVA suisse, solde recalculé, export fiduciaire.
Questions fréquentes
Peut-on jeter les tickets papier après les avoir photographiés ?
Oui, dès lors que la copie électronique garantit l'intégrité et la lisibilité pendant les dix ans. C'est ce qu'admet l'Olico. La photo devient alors la pièce conservée, ce qui suppose qu'elle soit rattachée à son écriture et non rangée dans un dossier de photos.
Le délai vaut-il aussi pour un indépendant ?
Oui. L'obligation de tenir une comptabilité et de conserver les pièces vise toute entreprise inscrite au registre du commerce, et une comptabilité simplifiée reste soumise à la conservation. Le volume change, pas le délai.