En bref
- Ce n'est pas une recette : le fonds de caisse est de l'argent immobilisé, pas un produit de l'exercice.
- Il est inclus dans le solde théorique et doit donc apparaître dans le solde d'ouverture.
- Le recompléter est un mouvement d'entrée à enregistrer, avec sa contrepartie (retrait bancaire, apport du propriétaire).
- Un fonds de caisse dont le montant varie sans écriture est la première cause d'écarts inexpliqués récurrents.
En pratique
Fixer le fonds de caisse une fois, par écrit, et s'y tenir : un montant rond, suffisant pour rendre la monnaie sur une soirée complète, et pas davantage. Un fonds surdimensionné est de la trésorerie qui dort dans un tiroir et un risque de vol ; un fonds trop mince oblige à puiser dans la recette du soir, ce qui mélange deux choses qui doivent rester séparées.
Le geste qui fausse une caisse plus sûrement que tout autre : prendre des pièces dans le tiroir pour dépanner un collègue, ou y remettre de la monnaie personnelle, sans rien noter. Ce sont des mouvements de caisse à part entière. Non enregistrés, ils produisent exactement le même symptôme qu'une erreur d'encaissement.
Au bouclement, le comptage inclut le fonds de caisse. Le comparer au solde théorique n'a de sens que si le fonds figure aussi dans le solde d'ouverture — l'oublier d'un côté et pas de l'autre crée un écart constant, égal au fonds, que l'on finit par accepter comme normal.
À ne pas confondre avec
- La recette du jour
- La recette est ce qu'ont payé les clients ; le fonds de caisse était déjà là avant l'ouverture. Prélever la recette en laissant le fonds est précisément l'opération qui les sépare.
- La petite caisse
- La petite caisse est un budget destiné à être dépensé en petits achats. Le fonds de caisse n'est pas destiné à être dépensé du tout : il sert uniquement à rendre la monnaie.
Termes liés
- Solde théorique
- Le solde théorique est le montant qui devrait se trouver en caisse d'après les écritures : ouverture, plus les entrées, moins les sorties. Définition, calcul et pièges. Voir la définition
- Bouclement de caisse
- Le bouclement compare l'argent réellement compté au solde théorique à une date donnée et consigne l'écart avec son motif. Ce que l'opération recouvre, et ce qu'elle ne recouvre pas. Voir la définition
- Piste d'audit
- La piste d'audit est la possibilité de remonter sans rupture d'une pièce justificative à son écriture et inversement. Ce que l'art. 957a CO exige concrètement. Voir la définition
- Contre-passation
- Une contre-passation annule une écriture validée par une écriture inverse et liée, au lieu de la modifier. Pourquoi c'est la seule correction admissible. Voir la définition
- Durée de conservation des pièces comptables
- Dix ans pour les livres, les pièces comptables et le rapport de gestion (art. 958f CO). Ce que couvre le délai, quand il commence, et ce qu'admet la conservation électronique. Voir la définition
- Impôt préalable
- L'impôt préalable est la TVA payée sur vos achats, déductible de la TVA que vous devez. Conditions, pièces exigées et cas où la déduction tombe. Voir la définition
Le terme, appliqué à votre caisse
Neucelle applique ces règles par construction — saisie avec justificatif, TVA suisse, solde recalculé, export fiduciaire.
Questions fréquentes
De quel montant doit être un fonds de caisse dans un restaurant ?
Il n'existe aucun montant légal. En pratique, il doit couvrir la monnaie à rendre sur un service complet avec une marge — souvent quelques centaines de francs, répartis en petites coupures et en pièces. Ce qui compte n'est pas le montant mais qu'il soit fixe et enregistré.
Le fonds de caisse doit-il apparaître dans la comptabilité ?
Oui : il fait partie du compte « Caisse » à l'actif du bilan. Il n'est ni une charge ni un produit — c'est de la trésorerie, au même titre que le solde d'un compte bancaire.